Οργάνωση δημόσιων αρχείων: μελέτη περίπτωσης Δήμος Κατερίνης

Abstract

Η παρούσα εργασία είναι αποτέλεσμα μελέτης και καταγραφής πληροφοριών που αφορούν τη φύση των αρχείων, τις διαδικασίες της αρχειοθέτησης, οργάνωσης και διαχείρισης αρχείων Οργανισμών Τοπικής Αυτοδιοίκησης, συγκεκριμένα του Δήμου Κατερίνης. Σκοπός της εργασίας είναι η καταγραφή του τρόπου διαχείρισης του αρχείου του Δήμου καθώς και ο όγκος που καταλαμβάνει, οι χώροι, οι συνθήκες φύλαξης του. Εξετάζεται η έννοια των αρχείων, τα είδη των αρχείων, η χρησιμότητα και λειτουργικότητα που έχουν στην κάθε κοινωνία. Ακόμη περιγράφεται η επιστήμη της αρχειονομίας, οι τεχνολογικές εξελίξεις που δίνουν τη δυνατότητα ψηφιοποίησης του αρχειακού υλικού καθώς και η ισχύουσα νομοθεσία που αφορά τα αρχεία. Η μεθοδολογία έρευνας που χρησιμοποιήθηκε για την συγγραφή της εργασίας είναι η συλλογή πληροφοριών από βιβλία, άρθρα, ακαδημαϊκές σημειώσεις, από ηλεκτρονικές βάσεις δεδομένων μέσω μηχανών αναζήτησης στο διαδίκτυο, από συνεντεύξεις των υπευθύνων του αρχείου του Δήμου Κατερίνης και ερωτηματολόγια στις διευθύνσεις των υπηρεσιών που στελεχώνουν το Δήμο. Με την ολοκλήρωση της μελέτης και την ανάλυση των αποτελεσμάτων έγινε καταγραφή της υπάρχουσας κατάστασης στο σύνολο των διαδικασιών που σχετίζονται με τα αρχεία. Αναλυτικότερα γίνεται παρουσίαση του τρόπου διαχείρισης των αρχείων εντός του Δήμου, του όγκου που καταλαμβάνει το αρχείο της κάθε υπηρεσίας, των χώρων και των συνθηκών όπου φυλάσσονται τα αρχεία σήμερα καθώς και των συστημάτων αποθήκευσης που διαθέτει ο Δήμος για την αρχειοθέτηση τους. Μέσα από ερωτηματολόγια που δόθηκαν στις διευθύνσεις των υπηρεσιών διαπιστώθηκε ότι το επίπεδο εκπαίδευσης του προσωπικού δεν επαρκεί έτσι ώστε να καλύπτονται οι απαιτήσεις της διαδικασίας οργάνωσης και διαχείρισης των αρχείων καθώς και οι συνθήκες, οι χώροι και ο εξοπλισμός φύλαξης δεν εξασφαλίζουν την ασφαλή διατήρηση του αρχείου. Τέλος η εργασία στοχεύει στην παρουσίαση πρότασης που αφορά τον τρόπο οργάνωσης ενός χώρου φύλαξης του αρχείου του Δήμου Κατερίνης διερευνώντας τις απαιτούμενες προδιαγραφές που σχετίζονται με τον χωροταξικό σχεδιασμό, τις συνθήκες φύλαξης και τη συνολική οργάνωση του αρχειοστασίου με σύγχρονα τεχνολογικά μέσα και πρότυπα.