Προδιαγραφές συγγραφής και υποβολής ηλεκτρονικών μεταπτυχιακών και διδακτορικών διατριβών

Abstract

Η γκρίζα βιβλιογραφία, συμπεριλαμβανομένων των μεταπτυχιακών και διδακτορικών διατριβών, αποτελεί μια ιδιαίτερη μορφή μη δημοσιευμένου συνήθως υλικού και η γνώση της είναι πολύ σημαντική για ολόκληρη την ακαδημαϊκή και ερευνητική κοινότητα. Όμως, η έντυπη γκρίζα βιβλιογραφία σπάνια γίνεται ευρέως γνωστή, διότι λίγοι γνωρίζουν την παραγωγή της. Ακόμη και όταν είναι γνωστή, η πρόσβαση στα έντυπα αντίγραφα δεν είναι πάντα εύκολη. Βεβαίως, υπάρχουν προσπάθειες συγκέντρωσης της γκρίζας βιβλιογραφίας – συγκέντρωση διδακτορικών στο ΕΚΤ ή διαφόρων ελληνικών πανεπιστημίων – όπου γίνεται ευρύτερα γνωστή, κυρίως όταν διατίθεται και ηλεκτρονικά. Στη διεθνή επιστημονική κοινότητα υπάρχουν πρωτοβουλίες για κατάθεση, συγκέντρωση και διάθεση της γκρίζας βιβλιογραφίας σε ηλεκτρονική μορφή. Η πιο σημαντική είναι αυτή των ηλεκτρονικών μεταπτυχιακών και διδακτορικών διατριβών (Electronic Theses and Dissertations – ETDs). Η πρωτοβουλία αυτή ξεκίνησε από το πανεπιστήμιο του Virginia Tech – όπου ήταν το πρώτο πανεπιστήμιο που από το 1997 θεσμοθέτησε την ηλεκτρονική κατάθεση των μεταπτυχιακών και διδακτορικών εργασιών – και κατέληξε στη δημιουργία ενός δικτύου (Networked Digital Library of Theses and Dissertations – NDLTD) 183 μελών (159 Πανεπιστημίων και 24 Ιδρυμάτων) που συγκεντρώνουν και διαθέτουν ηλεκτρονικά τις μεταπτυχιακές και διδακτορικές εργασίες τους. Ουσιαστικά κατέληξε στη δημιουργία μιας ενιαίας ψηφιακής βιβλιοθήκης ηλεκτρονικών μεταπτυχιακών και διδακτορικών διατριβών από 183 μέλη, ή αλλιώς ενός ενιαίου Συλλογικού Καταλόγου σε σύνδεση με το ψηφιακό περιεχόμενο. Η ηλεκτρονική υποβολή και διάθεση των μεταπτυχιακών και διδακτορικών διατριβών γίνεται πολύ λειτουργικότερη με τη χρήση κατάλληλων προδιαγραφών. Οι προδιαγραφές αφορούν στο τρόπο συγγραφής και κατάθεσης – ηλεκτρονικής υποβολής αυτών των εργασιών. Μια σημαντική πρωτοβουλία για τη δημιουργία προδιαγραφών αποτελεί ο οδηγός της UNESCO για τη δημιουργία ηλεκτρονικών μεταπτυχιακών και διδακτορικών εργασιών (UNESCO Guide for Creating Electronic Theses and Dissertations). Ο οδηγός αυτός, έχει ως στόχο τη δημιουργία ενοποιημένων προδιαγραφών συγγραφής και κατάθεσης – ηλεκτρονικής υποβολής των ETDs, που θα εφαρμόζονται στα πανεπιστήμια που συμμετέχουν στο NDLTD, καθώς επίσης και σε όποια ερευνητικά έργα και προγράμματα αφορούν τα ETDs. Ο τελικός στόχος αυτού του οδηγού είναι οι φοιτητές από όλα τα πανεπιστήμια να δημιουργούν ηλεκτρονικά μεταπτυχιακά και διδακτορικά με παρόμοια εμφάνιση αλλά κυρίως με παρόμοια δόμηση του περιεχομένου τους, ώστε να είναι ευκολότερα εντοπίσιμα και προσβάσιμα, ανεξάρτητα του περιβάλλοντος που αυτά δημιουργούνται. Επίσης, ο οδηγός αυτός βοηθάει στη βελτίωση της ποιότητας του ηλεκτρονικού περιεχομένου και στη διάδοση της γκρίζας βιβλιογραφίας. Αναλύουμε τα κύρια σημεία αυτού του οδηγού που είναι σχετικά με τη συγγραφή διατριβών – όπου οι βιβλιοθήκες θα πρέπει να βοηθήσουν στην εφαρμογή τους – δείχνοντας πως μπορεί να βοηθήσει στην ανάπτυξη ενός πλαισίου υποδομής από τα πανεπιστήμια για την ηλεκτρονική δημοσίευση και τις ψηφιακές βιβλιοθήκες. Επίσης, πως μπορεί να αποτελέσει ένα σημαντικό εργαλείο για το βιβλιογραφικό έλεγχο του ηλεκτρονικού περιεχομένου. Πως μπορεί να προάγει τη διάχυση της γνώσης που παρέχεται μέσω της γκρίζας βιβλιογραφίας και τη συνεργασία μεταξύ των πανεπιστημίων η οποία θα διαπερνά τις χώρες και τα σύνορα. Το τελικό αποτέλεσμα μπορεί να είναι η δημιουργία ενός παγκόσμιου βιώσιμου προγράμματος, για τη διάχυση της γνώσης σε όλους τους τομείς, συμπεριλαμβανομένου της επιστήμης, της τεχνολογίας και του πολιτισμού. Τέλος, επικεντρωνόμαστε και στο πως αυτός ο οδηγός μπορεί να αποτελέσει το μοχλό που θα ενεργοποιήσει διαδικασίες δημιουργίας και ηλεκτρονικής υποβολής γκρίζας βιβλιογραφίας στα ελληνικά πανεπιστήμια.

The grey literature, including the theses and dissertations, comprises a special form of unpublished material and its knowledge is essential for the whole academic and research community. However, few people know the existence of the printed grey literature. The access to the printed grey literature is not easy, even to the people that know its existence. However, there are efforts to collect the grey literature, such as the collection of the dissertations at the NDC or other university efforts, in which the grey literature is widely known, especially when it is accessible electronically. In the international scientific community, there are initiatives to deposit, collect and provide the grey literature electronically. The Electronic Theses and Dissertations (ETDs) is the most important initiative. This initiative started at Virginia Tech, which is the first university that demanded electronic submission of ETDs, and evolved in a Networked Digital Library of Theses and Dissertations (NDLTD) of 183 members (159 Universities and 24 Institutions) from all over the world. This digital library is a Union Catalogue of ETDs linked with the full text. The electronic submission and provision of the ETDs benefit from the use of appropriate specifications for writing and deposition. A very important initiative on this matter is the UNESCO Guide for Creating Electronic Theses and Dissertations. This guide contains unified writing and deposition specifications of ETDs. All the universities that participate in the NDLTD or others that have ETDs will apply these specifications. The eventual goal of this guide is to make all students at all universities to be able to create ETDs, with similar layout and structure of their content, in order to have the ETDs easier retrievable and accessible, independently of their creating environment. In addition, this guide enhances the quality of the electronic content and helps the dissemination of the grey literature. We analyze the main points of the UNESCO Guide – where academic libraries should help its implementation – showing how it can help universities to develop their local infrastructure regarding electronic publishing and digital libraries. This guide can be an important tool for the bibliographic control of the electronic content. In addition, it can promote the diffusion of knowledge of the grey literature and the collaboration of universities spanning across all countries and borders. The ultimate effect may be the creation of a universal sustainable program for diffusion of knowledge, across all fields, including science, technology and culture. Finally, this guide could activate procedures for the creation and the electronic submission of the grey literature in Greek universities.