Συλλογικός κατάλογος-Πορεία υλοποίησης

Abstract

Η δημιουργία του Συλλογικού Καταλόγου (ΣΚ) αποφασίστηκε από το έργο «Δικτύωση Βιβλιοθηκών Ιδρυμάτων Τριτοβάθμιας Εκπαίδευσης» του ΕΠΕΑΕΚ Ι. Για το σκοπό αυτό δημιουργήθηκε ομάδα εργασίας (ΟΕ) για τη μελέτη δημιουργίας ΣΚ και τη σύνταξη προδιαγραφών. Αναπτύχθηκε προβληματισμός σχετικά με το θέμα της επιλογής της αρχιτεκτονικής του ΣΚ μεταξύ του τύπου του νοητού / κατανεμημένου καταλόγου και του τύπου του φυσικού συλλογικού καταλόγου. Η ΟΕ κατέγραψε την υπάρχουσα κατάσταση στις Ακαδημαϊκές Βιβλιοθήκες (ΑΒ), πραγματοποίησε βιβλιογραφικές έρευνες, ήρθε σε επαφή με ειδικούς από το διεθνή χώρο, αξιολόγησε τα θετικά και αρνητικά κάθε τύπου, στάθμισε τις δυσκολίες αλλά και τις προσδοκίες και αφού κατέληξε στον τύπο του κεντρικού συλλογικού καταλόγου συνέταξε τις βασικές βιβλιογραφικές και τεχνικές προδιαγραφές. Σύμφωνα με τα αποτελέσματα της ΟΕ προβλέπονταν α) δημιουργία Κεντρικού (φυσικού) ΣΚ, «υποτελούς» τύπου, δηλαδή με τροφοδότηση από τις εγγραφές των τοπικών βιβλιοθηκών, β) η χρησιμοποίηση υπάρχοντος λογισμικού με ανάπτυξη επιπρόσθετων προγραμμάτων, γ) ορισμός δύο φάσεων υλοποίησης, φάση Α: Συγκρότηση και ομογενοποίηση αρχικής βάσης δεδομένων συλλογικού καταλόγου, και φάση Β. Κανονική λειτουργία και ενημέρωση του συλλογικού καταλόγου. Επιπλέον, ορίστηκαν τα ελάχιστα επίπεδα βιβλιογραφικής εγγραφής, προτάθηκαν μέθοδοι και εργαλεία για την καθιέρωση θεμάτων και ονομάτων, εξετάστηκαν τα ζητήματα γλώσσας θεμάτων, τοπικών δεδομένων, κανόνες-προϋποθέσεις για ενιαία αντιμετώπιση ορισμένων κατηγοριών έργων, θέματα προς εκπαίδευση των ακαδημαϊκών βιβλιοθηκονόμων και η δημιουργία οργανισμού για την υλοποίηση και συνέχεια του Συλλογικού Καταλόγου. Το έργο της υλοποίησης του Συλλογικού Καταλόγου εντάχθηκε στο ΕΠΕΑΕΚ ΙΙ. Με βάση τις επιλογές και τις προδιαγραφές της ΟΕ εγκαταστάθηκε ο εξοπλισμός στον ειδικά αφιερωμένο χώρο του νέου κτιρίου της Βιβλιοθήκης του ΕΜΠ. Επιλέχθηκε το λογισμικό ADVANCE της Geac, το οποίο εγκαταστάθηκε από την Εταιρία ELiDOC. Αποστάλθηκαν ερωτηματολόγια και μελετήθηκαν τα στοιχεία που συγκεντρώθηκαν από τις βιβλιοθήκες. Ζητήθηκαν δείγματα 10.000 εγγραφών για δοκιμές από αντιπροσωπευτικές βιβλιοθήκες διαφόρων προγραμμάτων, χαρακτηροσυνόλων, και μορφότυπων. Η ELiDOC ανέπτυξε προγράμματα μετατροπής των διαφορετικών κωδικοποιήσεων των χαρακτηροσυνόλων, της δομής των δεδομένων από USMARC σε UNIMARC και των πληροφοριών αντιτύπων. Πραγματοποιήθηκαν οι απαραίτητες αλλαγές στο βασικό λογισμικό για την προσαρμογή του στις απαιτήσεις του ΣΚ και εκπαιδεύτηκαν οι βιβλιοθηκονόμοι του ΣΚ στη λειτουργία του ADVANCE. Η επιτροπή Σχεδίασης – Παραμετροποίησης του ΣΚ σύνταξε σχέδιο σεναρίου ενημέρωσης και λειτουργικών προδιαγραφών για την εισαγωγή των εγγραφών. Με βάση αυτό αναπτύχθηκε από την εταιρία GEAC Γαλλίας ειδικό πρόγραμμα διαχείρισης των εγγραφών του ΣΚ. Αξιοποιήθηκε η τεχνογνωσία της συμμετοχή της στην κοινοπραξία σύνταξης μελέτης για δημιουργία ΣΚ των Γαλλικών ΑΕΙ και την υλοποίηση του ΣΚ των Γαλλικών Δημοτικών Βιβλιοθηκών. Διαμορφώθηκε ο βασικός αλγόριθμος ταύτισης και ενοποίησης εγγραφών και ο αλγόριθμος διαχείρισης των πληροφοριών αντιτύπων (holdings). Έγιναν οι πρώτες δοκιμές ενοποίησης βιβλιογραφικών εγγραφών και ελέγχθηκε μέρος της λειτουργία των αλγορίθμων που είχαν αναπτυχθεί. Στο διάστημα που ακολούθησε ολοκληρώθηκε και ο αλγόριθμος ενοποίησης των θεμάτων. Παράλληλα μέσω της Οριζόντιας Δράσης πραγματοποιήθηκαν σεμινάρια σε διάφορες πόλεις σε καταλογογράφους από όλες τις βιβλιοθήκες σε θέματα γενικότερα και όχι στενά του ΣΚ. Ακολούθησαν ολοκληρωμένες δοκιμές και βελτιώσεις κυρίως στον αλγόριθμο ταύτισης. Τον Μάιο του 2003 η υλοποίηση του έργου ανατέθηκε σε συντονιστή. Συντάχθηκε σχέδιο ενεργειών για την επίσπευση της υλοποίησης, σε τρία επίπεδα: τεχνικό, διαδικαστικό, υποστηρικτικό. Ιδιαίτερο βάρος δόθηκε στην οριστική διαμόρφωση των αλγορίθμων. Ολοκληρώθηκαν οι συστηματικές δοκιμές όλων των αλγορίθμων σε τρία στάδια: α) με μικρό αριθμό ελεγχόμενων δεδομένων σε όλες τις λειτουργίες: εντοπισμού-ταύτισης διπλών εγγραφών, εισαγωγή μοναδικών, δημιουργία αρχείου θεωρούμενων διπλών, ενοποίηση διπλών εγγραφών, σύγκριση μεταξύ διπλών και επιλογή κύριας εγγραφής, διαχείριση θεμάτων διπλών εγγραφών, διαχείριση αντιτύπων διπλών εγγραφών, β) με μεγαλύτερα αρχεία και ποικιλία περιπτώσεων γ) σε οιονεί πραγματικές συνθήκες με μεγάλα αρχεία τριών καταλόγων. Αποφασίστηκε η παρεμβολή ενός σταδίου εσωτερικού ελέγχου (αυτοέλεγχος των προς ένταξη καταλόγων) και η εξατομικευμένη χρήση αρθρωμάτων (modules) του αλγορίθμου για κάθε περίπτωση. Ετοιμάστηκε πίνακας οδηγιών με λεπτομερή βήματα για τους βιβλιοθηκονόμους των βιβλιοθηκών και της ομάδας ΣΚ. Ομαδοποιήθηκαν όλα τα ευρήματα των δοκιμών για να προωθηθούν στις Διαρκείς Επιτροπές θεματικής και περιγραφικής καταλογογράφησης για σύνταξη οδηγιών. Προγραμματίστηκε η δημιουργία ιστότοπου του ΣΚ. Παραγγέλθηκαν τα αρχεία καθιερωμένων θεμάτων και ονομάτων από τη Βιβλιοθήκη του Κογκρέσου για εξ αποστάσεως πρόσβαση από όλες τις βιβλιοθήκες μέλη του ΣΚ και ολοκληρώθηκε η προετοιμασία διάθεσης των καθιερωμένων όρων της Εθνικής Βιβλιοθήκης από τον ιστότοπο του ΣΚ. Η δημιουργία ενός ΣΚ δεν είναι μόνον τεχνικό ζήτημα. Όπως πρόβλεψε η ΟΕ θα χρειαστεί μια νομική οντότητα που θα εξασφαλίσει τη συνέχεια και τη βιωσιμότητά του. Όμως αυτό δεν πρέπει να αντιμετωπιστεί απομονωμένα από τις άλλες συνεργατικές δραστηριότητες που λαμβάνουν χώρα την ίδια περίοδο στον ίδιο χώρο (π.χ. HEAL-Link). Πρέπει να αρχίσει σοβαρά η συζήτηση για την θεσμική κατοχύρωση των προσπαθειών, των επιτευγμάτων και των προσδοκιών τόσων ανθρώπων.

The creation of the Union Catalogue (UC) was included in the project of the «Networking of Libraries of Tertiary Education Institutions» of the SPECIAL TRAINING PROGRAM I. For this aim a workgroup (WG) was created for the study of creation of a UC and the drawing of specifications. Reflection was developed concerning the architecture of the UC having to choose between the type of a virtual/distributed catalogue and the type of a physical UC. The WG recorded the current state in the Academic Libraries (AL), realised bibliographic research, contacted with experts from the international field, evaluated the pros and cons of each type, weighed the difficulties but also the expectations and after been led to the type of central UC it drew up the basic bibliographic and technical specifications. According to the results of the WG the following were foreseen a) creation of a Central (physical) UC, of «slave» type, i.e. feed-in w records from the local libraries, b) the utilisation of an existing software with development of additional software, c) definition of two implementation phases, A: Constitution and homogenisation of the initial database of the UC, and phase B. Normal operation and update of UC. Moreover, the minimal levels of the bibliographic records were defined, methods and tools for the subjects and names authority files were proposed, the questions of the language of the subjects, the local data, as well as rules for common confrontation of certain categories of works were examined and subjects for training of academic librarians were suggested. Finally the creation of an organisation for the implementation and continuity of UC was proposed. The project of the implementation of the UC was included in the SPECIAL TRAINING PROGRAM II. Based on the choices and the specifications of WG the equipment was installed in the specifically dedicated space of the new building of the Library of the National Technical University of Athens. The ADVANCE software of Geac was selected, which was installed by ELiDOC. Questionnaires were sent and the data collected from the libraries were studied. Samples of 10.000 records were asked for tests by representative libraries of various programs, character sets and formats. The ELiDOC developed transformation programs for different codings of character sets, structure of the data from USMARC in UNIMARC and holdings. The necessary changes in the basic software for its adaptation to the requirements of UC were also realised. The librarians of the UC were trained in the operation of ADVANCE. The “UC Designing and Parameterisation Committee” drew up a draft of a scenario for the updating and the functional specifications on the import of records. Based on this scenario GEAC France developed a special program for the management of the records of the UC. Its know-how originated from its participation in the consortium for the drawing of the study on the creation of a UC of the French Higher Education Institutions and the implementation of the UC of French Municipal Libraries was exploited. The basic algorithm of identification and unification of records and the algorithm of management of holdings were designed. The first trials of unification of bibliographic records took place and a part of the operation of the algorithms that had been developed, was checked. The algorithm of unification of subjects was also completed. At the same time seminars on issues more generally and no narrowly on the UC were organised in various cities for cataloguers from all the libraries, in the frame of the Horizontal Action of the Programme. Integrated tests and improvements, mainly concerning the identification algorithm were followed. In May 2003 the implementation of the project was assigned to a coordinator. An action plan was drawn up, for the speeding up of the implementation, in three levels: technical, procedural, supporting. Particular emphasis was given in the final configuration of the algorithms. The systematic tests of all algorithms in three stages were completed: a) with a small number of checked data in all the operations: identification of duplicate records, import of the unique records, creation of a file of records considered as duplicate, unification of duplicate records, comparison between duplicate and selection of main record, management of subjects of duplicate, management of copies of duplicate, b) with bigger files and wider variety of cases and c) in quasi real conditions with bigger files of three catalogues. The interjection of an additional stage for the internal check (self-check or the catalogues for import) and the individualised use of different modules of the algorithm for each case were decided. A checklist was prepared describing in detail the steps to be followed for the librarians of each library and the UC team. All the findings of the trials have been recorded in order to be forwarded to the Permanent Committees of the Thematic and Descriptive cataloguing to prepare guidelines. The launching of the UC website was also planned. The authority files of Subjects and Names of the Library of Congress have already been ordered for remote access by all the libraries-members of the UC. The authority files produced by the National Library have also been prepared for remote access from the UC website. The creation of UC is not only a technical question. As it was foreseen by the study of the Working Group, a legal entity that will ensure the continuity and viability of the UC will be needed. However this should not be examined apart from the other cooperative activities that take place the same period in the same field (e.g. HEAL-Link). A serious discussion should begin concerning the institutional consolidation of the efforts and achievements and expectations of so many people.